Hausverkauf-Unterlagen: die vollständige Checkliste

Zwölf Unterlagen, die bei jedem Verkauf gebraucht werden

Bevor es in die Einzelheiten geht: Diese zwölf Dokumente verlangen wir bei jedem Wohnhaus, unabhängig von Baujahr, Größe und Verkaufsanlass. Sie sind die Grundlage für die Bewertung, für ein belastbares Exposé und für die Finanzierungsprüfung auf Käuferseite. Was hier fehlt, fällt spätestens bei der Bank des Käufers auf.

Die Spalte in der Mitte sagt, wer das jeweilige Papier ausstellt. Wo die Zuständigkeit vom Standort abhängt, erklären die Abschnitte weiter unten, welche Stelle in Nordhessen gemeint ist.

Nicht jedes Objekt braucht darüber hinaus dieselben Nachweise. Was je nach Wohnform, Nutzung oder Anlass hinzukommt, steht im Abschnitt „Je nach Immobilie“.

Grundbuchauszug und gegebenenfalls Erbnachweis

Der aktuelle Grundbuchauszug zeigt Eigentümer, Grundstück, Grundschulden und Rechte wie Wegerecht, Wohnungsrecht oder Nießbrauch. Für die Vorbereitung genügt häufig ein aktueller Auszug, die verbindliche rechtliche Prüfung und Beschaffung im Vollzug übernimmt das Notariat. Berechtigte können Auszüge beim zuständigen Grundbuchamt beantragen. Je nach Lage sind in der Region unter anderem die Amtsgerichte Melsungen, Fritzlar oder Kassel zuständig.

Stimmt die eingetragene Person nicht mit dem Verkäufer überein, muss die Verfügungsbefugnis geklärt werden. Nach einem Erbfall dient dafür ein Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll. Bei mehreren Eigentümern gehören alle Beteiligten früh eingebunden. Alte Grundschulden gehören vor dem Notartermin auf den Tisch, nicht danach.

• Grundbuchauszug, höchstens drei Monate alt
• Erbschein oder eröffnetes notarielles Testament, falls erforderlich
• Vollmachten bei Vertretung
• Unterlagen zu eingetragenen Rechten und Grundschulden

Flurkarte, Flurstück und Grundstücksangaben

Die Liegenschaftskarte zeigt Lage, Grenzen, Flurstücke und Gebäudegrundrisse. In Hessen sind Ausgaben über Geodaten online oder beim zuständigen Amt für Bodenmanagement erhältlich. Für große Teile des Schwalm-Eder-Kreises ist das Amt für Bodenmanagement Homberg (Efze) die regionale Anlaufstelle. Ein Lageplan ersetzt jedoch keine Grenzfeststellung vor Ort.

Prüfen Sie, ob Zufahrt, Stellplätze, Garagen und Nebengebäude plausibel dargestellt sind. Bei geteilten Grundstücken oder gemeinsam genutzten Wegen sind ergänzende Vereinbarungen wichtig. Käufer und Banken möchten verstehen, was tatsächlich verkauft wird und wie Zugang, Leitungen und Nutzung rechtlich gesichert sind.

Getrennt davon zu betrachten ist das Baulastenverzeichnis. Es wird von der Bauaufsichtsbehörde des Kreises geführt und enthält öffentlich-rechtliche Verpflichtungen, die im Grundbuch nicht auftauchen: Abstandsflächen, Zuwegungen, Stellplatznachweise. Wir holen diese Auskunft grundsätzlich ein, weil ein Käufer sie spätestens vor der Beurkundung kennen will.

• Flurkarte oder Liegenschaftskarte
• Lageplan mit Gebäudestellung
• Flurstücksnummer und Grundstücksgröße
• Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis
• Teilungs- oder Vereinigungsunterlagen
• Nachweise zu Erschließung und Anliegerbeiträgen, soweit relevant

Baupläne, Genehmigungen und Wohnflächenberechnung

Bemaßte Grundrisse, Schnitte, Ansichten und die Baubeschreibung erklären das Gebäude. Dazu gehört die Berechnung des umbauten Raums, die Kubatur: Sie ist die Grundlage des Sachwertverfahrens und fehlt in der Praxis am häufigsten. Besonders wichtig ist eine nachvollziehbare Wohnflächenberechnung. Die Zahl aus einem alten Exposé oder Versicherungsvertrag ist nicht automatisch belastbar. Wurden Dachgeschoss, Anbau, Wintergarten oder Keller später zu Wohnzwecken ausgebaut, sollte geprüft werden, ob die Nutzung genehmigt und in den Unterlagen abgebildet ist.

Bauakten führt die zuständige Kommune oder die Bauaufsicht. Weil die Zuständigkeit vom Standort abhängt, fragen Sie zuerst bei Stadt oder Gemeinde nach. Eigentumsnachweis und Vollmacht sind dabei vorzulegen. Für Häuser in Melsungen oder Fritzlar planen Sie die Einsicht früh ein, weil Termine dort erfahrungsgemäß Vorlauf brauchen.

• bemaßte, genehmigte Grundrisse, Schnitte und Ansichten
• Baubeschreibung und Baugenehmigung
• Wohn- und Nutzflächenberechnung
• Berechnung des umbauten Raums (Kubatur)
• Genehmigungen für Anbauten, Gauben, Nutzungsänderungen und Garagen

Energieausweis und technische Nachweise

Beim Verkauf muss grundsätzlich spätestens bei der Besichtigung ein Energieausweis oder eine Kopie vorgelegt und nach Abschluss übergeben werden, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Liegt bei Veröffentlichung einer Immobilienanzeige bereits ein Ausweis vor, gehören die gesetzlich bestimmten Energiedaten in die Anzeige. Bedarfsausweis und Verbrauchsausweis beruhen auf unterschiedlichen Grundlagen und sind nicht bei jedem Gebäude frei wählbar.

Sammeln Sie zusätzlich Unterlagen zu Heizung, Fenstern, Dach, Dämmung, Photovoltaik und sonstigen Modernisierungen. Rechnungen, Fachunternehmererklärungen und Wartungsnachweise helfen, Alter und Ausführung einzuordnen. Ein Energieausweis ist keine vollständige technische Gebäudeprüfung und auch keine Garantie für künftige Verbrauchskosten.

Modernisierungen, Mängel und laufende Verträge

Eine chronologische Liste der Modernisierungen ist hilfreicher als pauschale Begriffe wie saniert. Notieren Sie Jahr, Umfang und ausführendes Unternehmen. Trennen Sie Instandhaltung, etwa einen neuen Heizkessel, von grundlegenden Verbesserungen. Bekannte Mängel sollten offen und sachlich dokumentiert werden. Verschweigen schafft keine Sicherheit, sondern kann später zu Konflikten führen.

Ergänzend gehören Grundsteuerbescheid, Gebäudeversicherung sowie Wartungs- und Schornsteinfegerunterlagen dazu. Bei Heizöl oder Flüssiggas wird der Umgang mit Restbeständen im Kaufvertrag vereinbart. Bestehende Verträge für Photovoltaik, Wärmelieferung oder Dienstbarkeiten prüfen Sie darauf, ob sie auf den Käufer übergehen.

• Modernisierungsliste mit Jahren und Belegen
• bekannte Schäden und Untersuchungsberichte
• Grundsteuerbescheid sowie Versicherungsschein und aktuelle Rechnung der Gebäudeversicherung
• Wartungen, Schornsteinfeger und technische Verträge

Zusatzunterlagen hängen von Objektart und Nutzung ab

Bei einer Eigentumswohnung gehören Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen, Rücklagenstand und Beschlusssammlung in die Akte. Käufer prüfen damit Kosten, geplante Maßnahmen und Regeln der Gemeinschaft. Sondernutzungsrechte an Stellplatz oder Garten sollten eindeutig belegt sein. Welche dieser Dokumente die Verwaltung liefert und worauf Käufer darin achten, vertieft der Ratgeber Eigentumswohnung verkaufen.

Bei Vermietung werden Mietvertrag, Nachträge, Miethöhe, Betriebskostenabrechnungen, Kaution und offene Vereinbarungen benötigt. Bei einem Mehrfamilienhaus kommen Mieterliste, Zahlungsstatus, Wartungen und eine einheitenbezogene Kostenübersicht hinzu. Bestehende Mietverhältnisse enden durch den Verkauf nicht.

Bei Wohnungsrecht, Nießbrauch, Erbbaurecht, Denkmalschutz oder Baulasten ist eine individuelle Prüfung sinnvoll, weil diese Punkte Nutzung, Finanzierung und Käuferkreis beeinflussen können. Je nach Lage und Vornutzung kann zusätzlich eine Altlastenauskunft relevant sein; im hessischen Baulastenverzeichnis und in den zuständigen Registern werden andere Sachverhalte geprüft als im Grundbuch. Für den Energieausweis gelten eigene Fristen und Pflichtangaben; die Einzelheiten stehen im Ratgeber zum Energieausweis beim Hausverkauf.

• Haus: Bauakte, Fläche, Technik und Modernisierungen
• Wohnung: Teilungserklärung, Aufteilungsplan und WEG-Unterlagen
• Mehrfamilienhaus: Mieterliste, Verträge, Kosten und Wartungen
• Grundstück: Planungsrecht, Erschließung, Baulasten und gegebenenfalls Altlasten
• Besondere Rechte: Wohnungsrecht, Nießbrauch oder Erbbaurecht

So bauen Sie eine prüfbare digitale Verkaufsakte auf

Ordnen Sie Dateien nach Grundstück, Gebäude, Energie, Kosten und Recht. Eindeutige Dateinamen mit Dokumentart und Datum sparen Rückfragen. Sensible personenbezogene Daten werden nicht ungefiltert an jeden Interessenten verteilt. Ein gestufter Datenraum kann zunächst Exposé und Kerndaten bereitstellen und detaillierte Dokumente erst nach ernsthaftem Interesse zugänglich machen.

Vor der Vermarktung sollten Angaben aus Exposé, Grundbuch, Flurkarte, Bauakte und Flächenberechnung miteinander abgeglichen werden. Widersprüche lassen sich dann erklären oder korrigieren. Diese Prüfung ist auch Teil einer fundierten Immobilienbewertung, denn ungeklärte Flächen oder Nutzungen können die Finanzierbarkeit und damit den erzielbaren Preis beeinflussen.

Welche Unterlagen zuerst beschafft werden sollten

Beginnen Sie mit Grundbuch, Kataster und Bauakte, weil externe Stellen dafür Bearbeitungszeit brauchen. Wer alle Stellen gleichzeitig anschreibt statt nacheinander, hat die Mappe in zwei bis drei Wochen zusammen. Nacheinander abgearbeitet werden daraus schnell sechs Wochen, und bei Bauakteneinsicht oder einem Erbfall auch mehr. Parallel sammeln Sie, was ohnehin im Haus liegt: Pläne, Rechnungen, Wartungsnachweise.

Nicht jedes Haus benötigt jedes Dokument dieser Liste. Umgekehrt können im Einzelfall weitere Nachweise notwendig sein. Bei Bott Immobilien prüfen wir zu Beginn, was bereits vorliegt, welche Unterlagen für Ihr Objekt fehlen und welche Stelle zuständig ist. So startet der Verkauf Ihrer Immobilie nicht mit vermeidbaren Fragezeichen. Wann welcher Schritt im Gesamtprozess ansteht, ordnet der Ablauf des Hausverkaufs ein. Wie sich die Beschaffung in den Gesamtablauf einfügt, zeigen die Seiten Haus verkaufen im Schwalm-Eder-Kreis und Haus verkaufen im Landkreis Kassel.

Quellen

• §§ 80 und 87 GModGBundesministerium der Justiz und Bundesamt für JustizVorlage und Übergabe des Energieausweises beim Verkauf sowie Pflichtangaben in einer Immobilienanzeige.
• Ausgaben aus dem LiegenschaftskatasterHessische Verwaltung für Bodenmanagement und GeoinformationBezugswege für Liegenschaftskarten und Katasterausgaben in Hessen.
• Amt für Bodenmanagement Homberg (Efze)Hessische Verwaltung für Bodenmanagement und GeoinformationRegionale Dienststelle und Kundenservice für das Liegenschaftskataster.
• Der Kauf einer gebrauchten ImmobilieBundesnotarkammer über notar.deMerkblatt zu Prüfung, Beurkundung und Vollzug eines Immobilienkaufs.
• § 95 VVGBundesministerium der Justiz und Bundesamt für JustizBei der Veräußerung tritt der Erwerber in die Rechte und Pflichten aus der Gebäudeversicherung ein; Veräußerer und Erwerber haften für die laufende Prämienperiode als Gesamtschuldner.